Pare de perder tempo: estabeleça um sentido de urgência

Para começar, um exercício de abstração. É manhã e o sol acaba de nascer. Mais uma feliz jornada de trabalho se iniciará em pouco tempo. Você chega ao escritório, dá um “oi” para o pessoal, senta-se em sua cadeira, comenta sobre os principais fatos do dia anterior com o colega do lado e liga o computador ainda com um pouco de sono. Então o seu dia começa a deixar de ser aquele belo dia de trabalho que você imaginou ao acordar.

Mas, o que aconteceu? Ora, as tarefas diárias começaram a aparecer aos montes. Sua caixa de e-mails está mais cheia do que a agência bancária em horário de almoço; seu chefe está com cara de quem não recebeu boas notícias na reunião de ontem com a matriz; e, além disso, você ainda tem algumas visitas a clientes para realizar antes do sol se por. Pois é, nesse momento fica difícil separar o que é urgente do que é importante e do que pode ser deixado para depois.

Realizar várias atividades com pressa, correndo pra lá e pra cá, não melhora em nada a sua situação. A afirmação é de John Kotter, professor emérito da Harvard Business School - o maior expoente mundial em liderança e em mudança -, e consta em seu livro “Sentido de Urgência: O que falta para você vencer” (Editora Best Seller). Aproveitando a oportunidade, lanço duas perguntas: 1) O que é urgência para você? e 2) Isso tem importância na sua vida?

Kotter acredita ser fundamental estabelecer as atividades diárias sempre com um sentido (senso) de urgência, classificando-as quanto à importância antes de sua execução. Estabelecer essas prioridades é estar sempre em busca de pequenos resultados no curto prazo que se alinhem à meta de longo prazo proposta pela empresa.

Embora essa atitude pareça óbvia e comum, colocá-la em segundo plano pode levar a uma série de ações que não produzem lucro, isto é, resultados, ou que não estão alinhadas com a meta principal, assim se perdendo em meio à tantas atividades. Pior, você pode se ver tratando como urgentes tarefas sem nexo ou sem importância.

“A falsa urgência provoca uma sensação estressante, frenética e paralisante. Já a verdadeira urgência, mesmo que exija ações rápidas, é estável, perseverante e segue um objetivo.”

Assim, trabalhar com um sentido de urgência é interessante tanto no âmbito profissional quanto pessoal, pois nos força a ser mais eficientes aprendendo a “fazer mais com menos”.

Como desenvolver um sentido de urgência?
John Kotter descreve quatro passos para se alcançar, dentro de uma corporação, aquilo que ele considera o inteligente processo de avaliar urgências. Primeiro, é necessário “trazer o exterior para dentro”, ou seja, trazer a realidade do mundo para dentro da empresa, confrontando-a em suas negligências. Isso através de vários meios: vídeos, clipes, palestras, pessoas e etc.

Em seguida, o gestor (o líder) deve transmitir urgência em todos os momentos: em reuniões, e-mails e etc., não se permitindo ficar nervoso ou com raiva. Isto pode atrapalhar e desmotivar o colaborador. Kotter completa:

“Um verdadeiro sentido de urgência é raro, muito mais raro do que a maioria pode pensar. Contudo, é de um valor incalculável num mundo que não vai ficar parado.

A verdadeira urgência é motivada por uma profunda determinação em vencer, não por ansiedade em perder. Com uma atitude de verdadeira urgência, tenta conseguir-se alguma coisa importante todos os dias, nunca se deixando ficar com a tarefa potencialmente provocadora de um ataque cardíaco que é correr mil quilômetros na última semana antes da corrida.”

Também é importante, segundo o professor, identificar oportunidades que estejam esquecidas devido a crises emergentes, sejam elas do mercado ou da empresa. Nesse momento, é importante fazer uma busca interna por problemas não resolvidos. Em último lugar, é necessário “enfrentar os negativistas”, afinal é extremamente importante que o colaborador venha trabalhar empenhado a descobrir novas oportunidades, todos os dias.

“Um sentido de urgência não é uma atitude de ter que fazer a reunião da equipe de projeto hoje, mas sim que a reunião tem de atingir algo importante hoje. O comportamento urgente não é motivado por acreditar que tudo está bem ou que tudo é uma confusão, mas, em vez disso, que o mundo tem grandes oportunidades e grandes perigos. Mais ainda, a ação urgente não é criada por sentimentos de contentamento, ansiedade, frustração ou raiva, mas por uma determinação profunda para agir e vencer agora.”

Nada melhor do que assistir ao vídeo que contém uma entrevista com o professor John Kotter, onde ele conta as razões e situações que o motivaram a escrever o livro “Sentido de Urgência: O que falta para você vencer” (Editora Best Seller):

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Bruno Biscaia já atuou nos setores de Marketing de Eventos e de Planejamento e Controle da Produção. É estudante de Engenharia de Produção Mecânica na Universidade Federal de Itajubá (UNIFEI) e edita a seção de Empreendedorismo do Dinheirama.

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