Olá leitor do Dinheirama, tudo bem? Hoje compartilho com você um texto com 7 dicas práticas para ajudar você a acabar de uma vez por todas com os problemas de gestão do tempo.
Antes disso gostaria de propor uma reflexão: quanto vale o seu tempo? Antes de seguir em frente, feche os olhos e tente responder essa pergunta com uma reflexão mais profunda.
Geralmente, as pessoas respondem essa pergunta com valores (dinheiro mesmo!). Mas será que o valor do tempo está relacionando somente com finanças? Veja a analogia abaixo:
- Se quiser saber o real valor de um ano, converse com algum aluno que estudou o ano todo para um vestibular e acabou sendo reprovado;
- Se quiser saber o real valor de um mês, pergunte para um vendedor que não bateu suas metas e foi demitido, ou converse com uma mãe que teve um filho prematuro;
- Se quiser saber o real valor de uma semana, converse com uma pessoa que vende sorvete na rua, e a semana toda foi de muito frio e chuva;
- Para entender o real valor de um segundo, ou um milésimo de segundo, observe os pilotos de fórmula 1.
Sendo assim, pergunto novamente: quanto vale seu tempo? É fundamental responder essa pergunta para você mesmo. Bom, agora vamos lá, mão na massa!
1 – Roda da Vida
Sempre que falamos em gestão do tempo é importante que as pessoas conheçam as áreas da vida que estão em desequilíbrio, e assim possam dedicar algumas horas do seu dia para trabalhar nesses pontos de melhoria.
Não dá para aplicar gestão do tempo se sua vida não estiver equilibrada. E, nesse caso, usamos a ferramenta Roda da Vida, aplicada em praticamente 100% dos meus processos de Coaching.
Para usar a Roda da Vida é muito simples. Basta atribuir uma nota de 1 a 10 para cada um dos itens abaixo. Após isso, é só traçar um plano de ação para dedicar algumas horas da semana para melhorar esses pontos.
2 – Metas e objetivos
Esse é um assunto que eu escrevo bastante, mas que as pessoas ainda possuem muitas dúvidas. Após fazer a Roda da Vida, é fundamental que você defina suas metas e objetivos. Caminhar pela vida sem metas e objetivos é a mesma coisa que estar perdido no meio de uma selva, sem uma bússola muito bem ajustada.
Precisamos de um norte para conduzirmos a nossa vida, e isso é possível através da definição de metas e objetivos. Objetivo é o alvo, onde você realmente quer chegar, e as metas são os passos, as ações para chegar até o alvo.
E quando for criar metas, lembre-se do conceito de Metas SMART (específica, mensurável, atingível, relevante e baseada em tempo).
3 – 5W2H
Uma vez que você já definiu suas metas e objetivos, é hora de colocar no papel as ações. Para isso, recomendo o modelo de plano de ação 5W2H. É simples e te ajudará na organização e acompanhamento das ações, rumo aos seus objetivos.
4 – Matriz IUC – Importante, Urgente e Circunstancial
Outro passo importante é listar todas as suas tarefas de um dia normal e classificá-las em importante, urgente e circunstancial. Aqui vale lembrar da Tríade do Tempo, do Christian Barbosa, que é um teste que te ajuda a definir o seu perfil com relação a gestão do tempo.
Após executar o teste da Tríade do Tempo, é importante que você utilize a Matriz IUC, liste suas tarefas e classifique-as. Com base nisso, você terá uma visão clara do que pode ser eliminado ou não do seu dia a dia.
Lembre-se que o foco deverá sempre ser nas tarefas importantes, ou seja, tarefas relacionadas com suas metas e objetivos. O resto, se possível, deve ser eliminado.
5 – PCC – Parar, Continuar e Começar a Fazer
Essa é outra ferramenta extremamente simples que poderá te ajudar a alcançar um novo patamar de gestão do tempo. A ideia é identificar atividades que você precisa começar a fazer (importantes), atividades que você precisa parar de fazer (urgentes e circunstanciais) e atividades que você deve continuar fazendo (importantes).
6 – Priorização de Tarefas
Priorizar tarefas é sem dúvidas uma atividade básica e essencial para quem deseja alcançar um novo patamar de produtividade. Nesse caso, recomendo uma ferramenta extremamente simples: estou falando a Matriz RAB, que mede a rapidez, autonomia e benefício das tarefas.
Para usar é fácil: liste todas as tarefas em uma planilha como essa abaixo, atribua as notas conforme os critérios definidos, e multiplique as notas. O resultado dirá qual tarefa deverá ser executada primeiro, ou seja, qual tarefa trará o melhor resultado.
7 – LTBL – Ladrões do Tempo Bem Longe
E por último, uma ferramenta para te ajudar a evitar os ladrões do tempo. Basta você listar quais são os ladrões do tempo que fazem parte da sua vida e acompanhar diariamente. Para o dia que você conseguir evitar aquele ladrão do tempo, coloca uma bolinha verde. Para o dia que você não conseguir evitar o ladrão do tempo, bolinha vermelha. Se possível imprima esse documento e deixe em um local visível.
É isso pessoal. Ferramentas simples, práticas e rápidas! Basta criar a disciplina e colocar em prática.
