Líderes eficazes não perdem tempo, muito menos em reuniões. Você provavelmente já teve algum tipo de experiência desestimulante em reuniões ou conhece alguém que já teve. O que o líder deve fazer em uma reunião para que seja eficaz?
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O real proposito de uma reunião
Primeiramente, para que serve uma reunião? Duas palavras: tomar decisões. Esta é a única pauta que deve existir. Qualquer comentário, piada, crítica ou “super” ideia que surgir e que não irá colaborar para a tomada de decisão significa perda de tempo, e tempo bem utilizado é fundamental para um líder produtivo.
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Ingredientes de uma reunião eficaz
Uma vez que a natureza da reunião é tomar decisões, o líder precisa ter o menor número de pessoas possíveis presente. Convidar participantes por gentileza ou por causa do “título” é um erro. Quanto mais gente, maior a dificuldade para tomar as decisões e maior é o tempo despendido.
Reuniões eficientes devem ser breves! Muitas vezes, 5 minutos bastam para tomar uma decisão. Geralmente, entre quinze e trinta minutos resolvem. Reuniões trimestrais podem até durar mais, tipo duas horas, afinal, além das decisões, virão as apresentações de resultados e contextualização dos dados em relação ao tempo.
Se cada reunião durasse em média 20 minutos, um gestor poderia fazer até 24 reuniões num dia, tomar várias decisões e liberar o caminho para que a equipe faça o trabalho.
Mas e a famosa reunião de brainstorming? Essa reunião para promover as “tempestades de ideias” é válida e muito importante principalmente nos departamentos de Marketing e P&D (Pesquisa e Desenvolvimento), pois estão relacionados a criatividade.
Contudo, o sucesso não está na quantidade de boas ideias que se produz, mas na capacidade de execução das poucas ideias que serão implementadas a médio e longo prazo. Já imaginou se fizéssemos um brainstorming a cada semana e mudássemos de ideia? Jamais realizaríamos algo substancial. Uma reunião de brainstorming por ano é o suficiente.
Outra questão que deve ser pontuada é a tal reunião externa, aquela que é feita fora da empresa. Em minha opinião, elas devem ser evitadas, afinal, custam dinheiro, afastam funcionários valiosos de atividades mais produtivas e podem até transmitir certa falta de seriedade e de urgência sobre os objetivos e propósitos da empresa.
Já ouvi colaboradores falarem o seguinte sobre este assunto: “A gente aqui ralando e os chefes passeando…” Essa iniciativa tende a elevar o moral dos envolvidos, mas existem outras formas mais eficazes e baratas de fazer isso. Prefira o local de trabalho para as reuniões.
Toda reunião precisa ter uma ata, documento em serão anotados os compromissos que cada membro participante assume para melhorar ou elevar os resultados esperados, ou seja, alcançar a meta. Uma reunião sem uma ata é uma conversa de bem-intencionados; elevada em intensão, mas diminuta em ação. Cuidado para não cometer esse erro primário.
Qual a frequência ideal para uma reunião? Diariamente é muito, mensalmente é pouco. Semanalmente é mais adequado porque o tempo é suficiente para causar impacto positivo ou corrigir a rota se algo não estiver indo muito bem. Vamos para a prática.
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Como fazer uma reunião eficaz?
- Você abre a reunião dizendo o propósito de estar ali, isto é, tomar decisões;
- Checa o placar com os resultados de toda a equipe envolvida;
- Confere os compromissos que os participantes assumiram na semana passada e quais os resultados. Este relato está anotado na ata;
- Pede para que cada participante assuma novos compromissos que se forem realizados nos próximos 7 dias irão elevar os resultados, isto é, convida e ajuda na tomada de decisões.
Desta forma, o líder consegue ajudar a equipe a tomar decisões, libera o caminho em algum ponto que só ele decide, confere se os responsáveis compreendem bem seu papel e se estão tomando boas decisões. Concluindo, tudo isso para que o líder tome ou ajude outros a tomar as decisões que irão dirigir a empresa nos próximos 7 dias. Veja este exemplo:
Gerente: Bom dia pessoal!
Equipe Toda: Bom dia!
Gerente: O propósito desta reunião é tomar decisões para que consigamos alcançar as metas estabelecidas. Vejamos o placar de nossos resultados até este momento. Vamos começar com o relato do Antônio (Supervisor de Vendas).
Antônio (Supervisor de Vendas): Na semana passada assumimos o compromisso de implementar algumas ações que elevassem o número de visitas de clientes. Nossa meta era passar de 230 visitas por semana para 300. Conseguimos alcançar 298 visitas. As ações in loco funcionaram muito bem em dois locais distintos.
Gerente: Parabéns Antônio! Você está no caminho certo. O que pretende fazer nos próximos 7 dias para elevar os resultados?
Antônio (Supervisor de Vendas): Foi uma semana de aprendizado. Vimos que dá bastante trabalho realizar eventos in loco, por isso acredito que um treinamento de duas horas com a equipe durante esta semana irá corrigir os erros e com isso poderemos fazer 3 ações in loco em vez de 2, o que nos daria a possibilidade de 335 visitas por semana. Já realizei um treinamento de fechamento de vendas para aumentar nossa conversão também. Estamos com 77% e nos próximos 7 dias vamos para 85%.
Gerente: Você acredita que o treinamento foi o suficiente para mudar a perspectiva do vendedor e assim aumentar mais 8% nas conversões?
Antônio (Supervisor de Vendas): Sim, na verdade tenho dois vendedores que estão abaixo da média e estão puxando os resultados para baixo. Não quero demiti-los. Acredito neles. Não fosse eles, teríamos 86% de conversão. Bateríamos a meta. Reforcei isso no treinamento. E vamos trabalhar duro esta semana.
Gerente: Ok. Treinamento de duas horas. 3 ações in loco. 335 visitas e 85% de conversão de vendas. Certo?!
Antônio (Supervisor de Vendas): Isso mesmo!
Gerente: Agora é contigo Marcela.
Marcela (Supervisora de Produção): Meus compromissos foram…
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Conclusão
Tão importante quanto saber o que fazer em uma reunião, é saber o que não deve ser feito. Evite convocar uma reunião para discutir, deliberar, palpitar ou qualquer outro motivo. Sempre as dirija para tomar decisões com poucas pessoas, de maneira rápida, objetiva e semanalmente. É um dos segredos da liderança eficaz. Até a próxima!
