O treinamento é um processo estruturado pelo qual o indivíduo é preparado para desempenhar sua função de acordo com os propósitos definidos pela empresa. Nas empresas maiores, o setor de treinamento e desenvolvimento já é bem estruturado e a busca por modelos mais eficazes de repasse das atividades e melhoria de desempenho são sempre procurados. Já nas empresas menores as condições de treinamento são, muitas vezes, precárias e até inexistentes.
Quero abordar aqui a realidade que presencio durante minhas consultorias em empresas de pequeno e médio porte. Muitas vezes essa capacitação fica a cargo de um funcionário mais experiente, que assume essa importante tarefa de ensinar a atividade para um novato. Não são raros os treinamentos que acontecem sem nenhum planejamento. A falta de atenção à capacitação dos funcionários traz possíveis danos para todas as a partes:
- Para a empresa, que corre o risco de ter um funcionário mal preparado comprometendo a qualidade dos serviços;
- Para o funcionário, que assume a responsabilidade de ensinar, muitas vezes sem saber como, as tarefas para o novo colega de trabalho;
- Para o recém chegado funcionário, que certamente terá dificuldades, além das normais, para assimilar o que é preciso para desempenhar suas funções;
- Para os clientes, que podem ter a qualidade de seu atendimento ou de seu produto prejudicado.
Eu mesma tive a experiência desagradável ao ser contratada por uma empresa há alguns anos atrás. Cheguei ao meu primeiro dia de trabalho apreensiva e cheia de expectativas! Afinal, a empresa que me contratou era muito conceituada e com anos de mercado. Fui recebida pela funcionária do setor de cobranças. Ela seria a responsável pelo meu treinamento, pois havia trabalhado no setor de orçamento por anos. Acredito que em menos de uma hora ela “despejou” tudo o que julgava necessário eu saber, mostrou onde era minha mesa e desejou-me boa sorte! Resumindo, foi uma experiência péssima…
Situações como esta acontecem freqüentemente. O que devemos fazer para que erros simples não aconteçam? Abordarei alguns itens que poderão contribuir para a melhoria da capacitação dos funcionários. É preciso ter em mente que um programa de treinamento bem desenhado terá um impacto positivo na qualidade das tarefas executadas, diminuição de desperdícios, melhoria no tempo de execução das atividades e maior aproveitamento do potencial do novo funcionário.
Um pouco de história para contextualizar
No universo empresarial, o treinamento surgiu para resolver dificuldades que já se faziam presentes no início da industrialização, onde foi preciso preparar os operários para o desempenho das atividades junto às novas demandas de produção. Nessa fase inicial, o foco do treinamento era o “adestramento” para produzir mais e em menos tempo. As habilidades intelectuais e a subjetividade do trabalhador eram ignoradas.
Hoje, felizmente, a tendência é que o funcionário seja olhado em sua totalidade e os objetivos dos programas de treinamento são o desenvolvimento de competências, o trabalho em equipe e a aprendizagem organizacional. É claro que é fácil encontrar modelos arcaicos de treinamento resistindo em meio a tantas mudanças positivas, conquistadas por trabalhadores e empresários nessas últimas décadas, mas essa é uma outra história…
Alguns erros mais comuns no treinamento e possíveis correções
O desconhecimento da importância da estruturação de um programa de treinamento é, a meu ver, o primeiro erro cometido pelas empresas. As pessoas são contratadas e designadas para suas funções naturalmente. É como se elas já soubessem o bastante para apresentarem um desempenho satisfatório da nova demanda apresentada.
Nesse momento, ocorre um segundo erro, o treinamento on the job, forma mais simples e comum usada pelas empresas, onde o ensino da atividade de trabalho fica sob a responsabilidade de um funcionário mais experiente. O problema é que, apesar de desempenhar sua atividade com competência, esse funcionário talvez não seja capaz de transmitir os conhecimentos de forma clara e objetiva ao novo colaborador.
Não sou contra o treinamento on the job, ele tem muitas vantagens. Eu já implantei projetos com base nesse modelo com resultados bastante positivos. O meu alerta é em relação à capacitação do funcionário da empresa responsável por esse treinamento. Será que ele quer assumir a responsabilidade de treinar seu colega? Ele possui características adequadas para o desempenho dessa atividade, como clareza nas falas e paciência? Ele participou da elaboração do treinamento?
O trabalho que pode ser realizado para favorecer esse treinamento é a estruturação das tarefas, com claro estabelecimento de prioridades e a elaboração de um pequeno manual de operações. Para essa atividade, a participação desse funcionário mais experiente é imprescindível. Repare que:
- A fase de adaptação à empresa é naturalmente delicada. As expectativas estão em alta para o funcionário e para a empresa como um todo. Nesse momento, infelizmente, nota-se a ausência ou a pouca transmissão das informações básicas de que o novo funcionário necessita saber para desempenhar satisfatoriamente seu trabalho. Tais informações envolvem o repasse da cultura da empresa, quais são as atitudes, os padrões e modelos de comportamento esperados por ela em relação ao funcionário. Outro erro que poderia ser corrigido a partir da estruturação de um programa de acolhida ao novo funcionário, responsabilidade também do setor de treinamento;
- Pesquisas acadêmicas apontam que muitas empresas tentam antecipar a necessidade dos trabalhadores em treinamento, criando uma lacuna entre como as tarefas devem ser executadas e o que realmente o funcionário precisa fazer para que o objetivo seja atingido.
Isso ocorre pois quem determina o que deve ser executado costuma estar distante da atividade cotidiana dos trabalhadores e pouco conhece sobre as reais exigências impostas pelo trabalho, fazendo com que os programas de treinamento não se desenvolvam plenamente. Acontece assim mais um erro cometido pela empresa.
Para diminuir esse gap, a estruturação de um treinamento mais focado na realidade do posto de trabalho é necessária. A Gestão do Conhecimento se mostra um instrumento eficaz na colaboração para a elaboração de programas de treinamento mais alinhados com a realidade do cotidiano.
O volume de informações transmitidas ao funcionário novato geralmente é muito grande. Há um acúmulo de procedimentos, operações padrão, localização de materiais etc. Enfim, é esperado que todo cotidiano da empresa seja assimilado rapidamente; um erro que poderia ser minimizado através de uma simples lista de prioridades. Com essa atitude, poucas informações serão transmitidas e a assimilação será satisfatória.
Outros desvios poderiam ser comentados. Mas acredito que se dermos atenção a esses acima descritos, melhoraremos muito a qualidade dos treinamentos realizados.
A elaboração de um programa de treinamento, felizmente, segue os mesmos princípios de qualquer planejamento. Um treinamento simples, feito com atenção gera oportunidade para melhorias e inovação e sem dúvida é um investimento. Veja as etapas que podem ser seguidas para a elaboração de um treinamento on the job:
- Perfil do cargo: a descrição de cargo pode ser feita através de pesquisa junto aos ocupantes do mesmo e aos seus supervisores. Essa descrição deve conter os conhecimentos e habilidades necessárias para a execução da tarefa;
- Escolha do agente formador que será responsável pelo treinamento: definição baseada em critérios como habilidade de comunicação, domínio do conteúdo referente ao cargo e disposição para ensinar;
- Definição do conteúdo a ser transmitido: quais informações serão transmitidas, quais habilidades serão desenvolvidas e que recursos materiais serão utilizados. A utilização de manuais de procedimento padrão é um aliado nesse momento.
Sem profissionais motivados e treinados, a empresa perde eficiência. O foco sobre a formação dos indivíduos se torna mais evidente. Assim, os programas de treinamento passam a ser considerados como um dos fatores fundamentais para a melhoria do desempenho organizacional. A elaboração dos programas de formação profissional dentro das empresas trará mudanças significativas no desempenho das atividades nos postos de trabalho, melhora no clima organizacional e aumento da produtividade.
E você? Já presenciou algum desses erros mais comuns citados acima? Fique a vontade para compartilhar conosco suas experiências! Até a próxima.
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