Não leia esse artigo se sua empresa está passando por um excelente momento no mercado, e apresenta próspero crescimento de vendas, despesas e custos bem controlados, colaboradores motivados e altamente produtivos, baixa concorrência, tecnologia dominada, uma marca sólida, planejamento de médio e longo prazo em dia, e ainda, com geração de caixa suficiente para remunerar seus stakeholders (acionistas, fornecedores, colaboradores, governo etc), além de reservas para pagamento de bônus e reinvestimento no negócio, ou seja, se tudo estiver correndo perfeitamente bem, reforço minha sugestão para que não leia o artigo.
Por outro lado, se você não está nesta posição confortável e quase impensável, mas sim passando por adversidades e com problemas financeiros, não se desespere, pois você faz parte de uma massa expressiva de empresas com os mesmos desafios e provavelmente precisará implementar um processo de reestruturação de imediato.
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Todo processo de reestruturação, por padrão, traz consigo um viés de extrema complexidade, e por vezes um exagerado pessimismo e negativismo de parte dos envolvidos. Vemos, em geral, um certo grau de desespero tomar conta da empresa, conversas nos bastidores se proliferando com inúmeras suposições e incertezas, muitas vezes prejudicando o clima organizacional e afetando a produtividade e motivação dos colaboradores, chegando inclusive a impactar um dos objetivos fins da empresa – a satisfação de seu cliente.
Assim como o time de colaboradores e gestores, a alta administração tem um papel fundamental na forma transparente e assertiva de suas comunicações e processos decisórios, contribuindo para melhorar o humor e reduzir as incertezas sobre o futuro da empresa.
Recomendo 10 Conselhos para iniciar o processo de reestruturação, mitigar os riscos e com isso melhorar os resultados de sua empresa:
Papel da Alta Administração
É papel da alta administração, e demais gestores, se relacionar de forma transparente e objetiva com os demais colaboradores. A comunicação precisa ser rápida e assertiva, para que a confiança de todos seja conquistada e o processo de reestruturação ocorra da forma mais eficiente possível.
Os objetivos precisam estar alinhados com todos, pois isso irá garantir que a empresa inteira permaneça remando para o mesmo lado.
E ao final do processo, as conquistas e esforços precisam ser comemorados e divulgados.
Nomeie uma equipe de alto nível – “Comitê de Custos”
Para que o processo de reestruturação ocorra de forma ordenada e respeitosa, será necessário criar um grupo multi-disciplinar, que aqui chamaremos de “Comitê de Custos”. Será importante reunir colaboradores pró-ativos e extremamente comprometidos com os resultados que se espera da reestruturação, e que possuam habilidades em diversas áreas (Finanças, Suprimentos, Jurídico, Administrativo, RH, Comunicação, Comercial, Projetos e Operações). Estes profissionais deverão interagir com as demais áreas da companhia para realização de um trabalho em equipe e com isso atingir os objetivos mais facilmente.
Idealmente, de acordo com o tamanho da empresa e do número de contratos e processos a serem analisados, recomendo que o comitê tenha entre 7 e 9 colaboradores permanentes.
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Revise os Contratos Existentes
Será necessário que o comitê de custos realize, com suporte dos gestores de contratos, uma revisão completa de cada contrato vigente, primeiramente para confirmar a real necessidade do contrato em si. Em um segundo instante, deverá fazer uma avaliação de escopo, para garantir que esteja aderente às necessidades atuais da empresa. No terceiro passo, deverá analisar possibilidades de redução nos valores contratuais.
A presente revisão deverá abranger inclusive os serviços básicos, tais como transporte, alimentação, limpeza, segurança, informática, dentre outros, e as consultorias de um modo geral.
De igual importância será a avaliação prévia pelo comitê de custos, de qualquer novo contrato ou aquisição não programada, procedimento este que deverá durar, no mínimo, até uma consistente melhoria da empresa no mercado.
Esta é verdadeiramente uma etapa para quebra de paradigmas, pois vamos descobrir que muitos contratos poderão ser facilmente alterados ou até mesmo encerrados, e outros possuem uma razoável margem para redução de escopo e/ou valores unitários É aqui que descobrimos muitos dos potenciais savings “escondidos” da empresa.
Otimize seu Capital de Giro
O capital de giro é um dos itens que mais demandam esforços para um adequado gerenciamento do fluxo de caixa de curto prazo da empresa. Por muitas vezes, consome mais recursos financeiros que o necessário, passando desapercebido nas prateleiras de produtos acabados ou nos estoques de matéria-prima, ou ainda, nas negociações de prazos muito descasadas entre o contas a pagar para fornecedores e o contas a receber de clientes.
De um modo geral, as empresas precisam, respeitada a particularidade de cada indústria, trabalhar com mais eficiência no gerenciamento das 3 principais linhas de capital de giro (estoques, contas a pagar e contas a receber), o que permitirá redução no custo de captação e alívio no fluxo de curto prazo.
Priorize seus Investimentos
Faça a revisão de suas projeções de investimentos em ativos (capex), e priorize os que são realmente importantes para a empresa, aqueles que permitam um rápido retorno de caixa com a maior margem possível. Interessante será descobrir que nem todos os investimentos anteriormente programados para o curto prazo, são de fato fundamentais, e com isso podem ser reprogramados para momento futuro, se realmente necessários, depois que a crise passar.
Se houver de fato demanda e razão para avançar com alguns projetos, concentre as atenções em uma quantidade restrita, caso contrário você poderá aumentar seu risco de interromper todos no meio do caminho, e perder os investimentos feitos até aquele momento.
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Renegocie seus Empréstimos
Um dos itens que pode e deve ser discutido em um processo de reestruturação, apesar da criticidade do assunto, é a revisão das condições de captação de empréstimos.
Deve-se buscar uma aproximação e transparência com os bancos financiadores, na tentativa de alongar os fluxos de principal e juros, bem como rediscutir as taxas pactuadas. Em alguns casos, a parceria e renegociação é salutar para ambos os lados, e pode garantir a continuidade dos contratos e, no limite, da própria empresa.
Em paralelo, a empresa precisa buscar linhas mais baratas, alongadas e com garantias mais flexíveis, para eventualmente trocar sua estrutura de captação.
Redefina sua Estrutura Organizacional
Essa é uma das etapas mais críticas de todo processo de reestruturação, visto que afeta diretamente o projeto de vida das pessoas, e por muitas vezes, de forma incorreta, encabeça a lista de prioridades da alta administração, sem que os demais itens aqui relacionados, ou boa parte deles, sejam sequer previamente analisados.
Precisamos entender claramente, que a estrutura organizacional será alterada em qualquer processo de reestruturação mais abrangente, principalmente pelo peso da folha de pagamento no orçamento da empresa. Trata-se de um momento saudável de ajuste e otimização de recursos, cargos, atividades, processos e sistemas, que objetiva reduzir e readequar o nível de despesas à nova realidade que a empresa vive.
Independentemente das mudanças, os colaboradores devem, ao longo de todo o processo, desempenhar seu papel da melhor maneira possível, com foco, comprometimento e de forma ética e profissional, inclusive participando, se possível, diretamente do processo de ajuste.
Por outro lado, aqueles que optarem em fazer “corpo mole” ou praticar a cultura da fofoca e do pessimismo, se colocarão automaticamente no topo de qualquer lista de reestruturação.
Resumindo, dê o seu melhor sempre!!! Possivelmente você será recompensado por isso, não somente pelo êxito da empresa em que você trabalha, mas também pelas suas conquistas individuais que certamente serão inúmeras.
Questione suas Viagens
As despesas atreladas ao item “viagens”, tendem a escapar de um controle mais rígido e, por muitas vezes, passam “desapercebidas” ao longo do tempo, e portanto devem sim ser questionadas por completo.
Isso ocorre em geral pela fragilidade das políticas e processos de aprovação, passando pela própria conferência dos gastos, mas também pela utilização abusiva ou desnecessária por parte dos colaboradores.
A recomendação, obviamente dependendo do volume de viagens da empresa, é negociar diretamente com agências de viagens e centralizar as operações em um time com expertise, além de priorizar, sempre que possível, reuniões virtuais por “conference call” e outras ferramentas, de forma que a empresa economize tempo e recursos financeiros.
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Faça uso das Políticas, Normas e Procedimentos
Se a sua empresa não possui procedimentos, normas e políticas, crie-as o quanto antes, sempre com o apoio da Alta Administração, porém se você já possui essa realidade, comece a fazer uso das mesmas, pois certamente isso irá gerar mais controle, governança, eficiência e disciplina nos gastos.
Adote quanto procedimentos, normas e políticas forem necessárias, mas nada de exagerar ou estabelecer regras complexas de difícil implementação e medição. Seja o mais simples possível, em uma linguagem de fácil compreensão, utilização e comunicação.
Estabeleça Parcerias
Busque estabelecer parcerias nas esferas políticas, econômicas, ambientais e sociais, e se relacione de forma ética e justa com a sociedade em que você está inserido. Isso possibilitará crescimento e desenvolvimento para o seu “entorno”, mas certamente para sua própria empresa e demais envolvidos.
De tempos em tempos temos necessidade de colocar a casa em ordem, seja por uma situação provocada pelo mercado, ou simplesmente por uma necessidade de ajuste interno e adaptação à novas realidades. Em ambos os casos encare a reestruturação de forma positiva, ela te exigirá um esforço enorme, mas por outro lado irá te propiciar oportunidades e conhecimentos incríveis, e a tendência é que todos saiam mais fortalecidos deste processo.
Portanto, se a reestruturação é eminente, arregace as mangas e siga em frente de forma transparente e objetiva, conquiste a confiança de todos os impactados e evolua na busca pelas melhores soluções e resultados possíveis!!!
