O fluxo de caixa ajuda empreendedores a acompanhar todas as entradas e saídas de recursos da empresa e a disponibilidade de capital de giro.
No entanto, muitas pessoas não sabem exatamente o que é fluxo de caixa e como mantê-lo atualizado.
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Para quem é empreendedor ou trabalha com controle de caixa, preparamos este artigo. Nele vamos responder às principais perguntas sobre o tema e dar dicas para serem aplicadas no dia a dia. Acompanhe!
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O que é fluxo de caixa e qual sua importância?
Fluxo de caixa é um instrumento básico de planejamento e controle financeiro. Ele é fundamental para a empresa se organizar e tomar decisões informadas sobre os rumos do negócio.
Por definição, fluxo de caixa é o movimento de entradas e saídas de dinheiro do caixa da empresa em determinado período. Ou seja, tudo o que uma empresa recebe e tudo o que paga.
A ferramenta ajuda a apurar o saldo disponível no momento e a projetar a organização para o futuro. Assim, é possível investir em capital de giro para custear folha de pagamento, impostos, fornecedores e tudo que a empresa precisa para operar.
Com um controle de caixa assertivo é possível, por exemplo, pensar também na reforma da empresa, na melhoria da fachada, dos banheiros ou até mesmo na construção de espaços de lazer e de acessibilidade, além de outros investimentos.
Como funciona o fluxo de caixa?
Para manter o fluxo de caixa atualizado, garantindo a saúde financeira do negócio, é preciso registrar:
Os recebimentos
Sabe as vendas à vista em dinheiro, cheque ou cartões? Elas devem ser registradas no fluxo de caixa. As vendas a prazo, no crediário, recebimento de duplicatas também devem constar nessa planilha.
Se o empreendedor investe em aplicações e recebe por isso também deve registrar o provento em “Recebimentos”, no fluxo de caixa.
Os pagamentos
Além das compras para produzir produtos ou repor o estoque, é importante registrar pagamentos de despesas bancárias e impostos como IPVA, IPTU e outros.
Lembre-se de listar todas as compras à vista e a prazo, pagamento de despesas e de duplicatas, por exemplo.
As previsões
Informe também no fluxo de caixa todas as previsões, tanto as de gastos fixos como aluguel, conta de luz e de água, quanto as de recebimentos futuros, com previsão de até três meses, parcelas a receber, vendas planejadas, entre outros.
Qual é o período ideal para fazer o fluxo de caixa?
O fluxo de caixa pode ser diário, semanal ou mensal. No entanto, é importante confirmar todos os dias o saldo final.
Nesse caso, o empreendedor pode ter um livro de fluxo de caixa, um planner ou uma planilha no Excel e listar os saldos da seguinte forma:
Saldos negativos
Informe os atrasos em recebimentos, inadimplência dos clientes, queda nas vendas, prazo de recebimento longo e prazo de pagamento curto.
Os saldos negativos sugerem mudanças quanto ao atendimento do cliente e a própria forma da empresa trabalhar junto.
Também é uma maneira de analisar se as despesas estão muito altas e verificar a possibilidade de renegociar pagamentos com fornecedores, entre outras providências.
Saldos positivos
Veja se há saldos positivos elevados, pois nem sempre é um bom sinal para a empresa.
Esse tipo de saldo pode significar a necessidade de melhorar a gestão financeira. É como se a empresa deixasse de receber juros em aplicações ou negociar melhores condições de pagamento junto aos fornecedores.
Por que ter fluxo de caixa?
Além de controlar as despesas da empresa e projetá-la para o futuro, o fluxo de caixa simples permite ver para onde todo o investimento está indo e se existe algum gasto excessivo na compra de material de estoque, por exemplo. Também permite avaliar a saúde financeira da empresa.
Afinal, o fluxo de caixa funciona como um verdadeiro raio-x, permitindo que o empreendedor execute ações para manter as contas básicas em dia e o pagamento dos fornecedores.
Ter fluxo de caixa é também importante para contratar colaboradores, pois o empresário tem ideia de quanto pode investir nessa demanda.
Quais os benefícios do fluxo de caixa?
Conheça os principais benefícios do fluxo de caixa:
–Ajuda a planejar os passos da empresa: Com o fluxo de caixa simples é possível antecipar decisões da empresa e planejar investimentos. Também dá para organizar promoções para eliminar o estoque ou solicitar empréstimos.
Outra dica é aproveitar para negociar dívidas com os fornecedores. Assim, o empresário lida com a situação financeira da empresa sem comprometê-la no futuro. Além disso, após conhecer o fluxo de caixa da organização, é possível tomar as decisões embasadas na realidade. Dessa forma, podem ser tomadas ações mais eficientes e capazes de mudar a realidade do empreendimento.
Gerencia os gastos da organização: Quando se faz uma análise correta dos dados do fluxo de caixa, o empreendedor identifica quais foram os gastos necessários e os desnecessários. Assim, o fluxo de caixa operacional funciona com mais eficiência, pois aponta o que é preciso para reduzir as despesas que não fazem muito sentido para a empresa.
Desse modo, o negócio se torna mais rentável e sustentável. Ao identificar o que entra e o que sai no caixa da empresa, é possível identificar quais as maiores fontes de renda da instituição e lucrar ainda mais. Portanto, trabalhar bem o fluxo de caixa também ajuda a empresa a ganhar dinheiro.
Melhora o planejamento financeiro: Esse é mais um benefício do fluxo de caixa. Quanto mais se conhece e entende as finanças da micro ou pequena empresa, maiores são as chances de construir um planejamento financeiro mais eficiente. Com o fluxo caixa nas mãos, os gestores têm ideia das despesas e ganhos da empresa em determinado período.
Assim eles avaliam as sazonalidades e se planejam para enfrentar os momentos mais difíceis do negócio. Afinal, existem épocas em que as vendas são boas e outras em que são ruins, não é mesmo?
O que é saldo do fluxo de caixa e controle operacional
O saldo de caixa é um retrato do momento. Ele não indica necessariamente prejuízo ou lucro de uma empresa em suas atividades operacionais. Desse modo, vários elementos eventuais ou sazonais influenciam o saldo em determinado período.
Assim, é essencial fazer uma análise ao longo do tempo para analisar os dados da organização.
Saldos diários elevados, por exemplo, sugerem a necessidade de melhoria da organização financeira. E isso não importa se eles são positivos ou negativos.
Se o saldo é negativo, analisa as despesas para ver se estão altas. Pode também tentar renegociar os pagamentos com os fornecedores, entre outras providências.
Se o saldo apurado for positivo, pode-se investir esse valor de forma que se obtenha algum rendimento até que seja necessário algum pagamento.
Estratégias para melhorar o controle do fluxo de caixa
Controlar o fluxo de caixa é ter ideia do que entra e sai da empresa. Além disso, com a ferramenta, o empresário saberá exatamente onde o dinheiro é aplicado e que tipo de ação tomar para melhorar a saúde financeira do negócio.
Algumas estratégias para melhorar o controle do fluxo de caixa são:
Monitoramento frequente
Use uma planilha, um livro de caixa ou uma ferramenta para lançar diariamente as despesas e vendas da empresa.
E verifique seu fluxo de caixa regularmente para identificar padrões e antecipar problemas.
Planejamento e previsão de recebimentos futuros
Utilize um planejamento financeiro para prever entradas e saídas de dinheiro a curto e longo prazo.
Controle de despesas
Analise seus gastos para identificar áreas onde pode cortar custos ou negociar melhores condições.
Gestão de recebíveis
Implemente políticas eficazes de cobrança para garantir que os clientes paguem em dia.
Aumento das receitas
Procure novas oportunidades de aumentar as receitas, seja com novos produtos, serviços ou mercados.
Reserva financeira
Construa e mantenha uma reserva de emergência para lidar com imprevistos sem afetar o fluxo de caixa do negócio.
Tecnologia
Utilize softwares de gestão financeira para automatizar o controle do fluxo de caixa e obter relatórios precisos.
Decisões embasadas
Tome decisões sobre a necessidade de capital de giro sempre que tiver uma situação deficitária e avalie a possibilidade de realizar investimentos na empresa sempre se o saldo for positivo.
Erros comuns no fluxo de caixa e como evitá-los
Alguns dos principais erros cometidos na hora de fazer o controle do fluxo de caixa são:
-Deixar de contabilizar todas as despesas;
-Fazer previsões irreais, muito otimistas;
-Não ter uma reserva de emergência para lidar com imprevistos;
-Fazer uma gestão ineficiente de recebíveis;
-Negligenciar pequenos gastos;
-Depender de um único cliente;
-Desconsiderar o tempo entre receber receitas e pagar despesas, o chamado ciclo financeiro de caixa.
Ferramentas digitais para gerenciar o fluxo de caixa
É possível encontrar diferentes ferramentas digitais que podem ajudar a gerenciar o fluxo de caixa de uma empresa, automatizando processos e diminuindo o espaço para erros humanos.
Alguns exemplos são:
–Wave, ferramenta gratuita para pequenos negócios, que ajuda a gerenciar receitas, despesas e fluxo de caixa.
–QuickBooks, software de contabilidade que facilita o controle financeiro, incluindo o fluxo de caixa.
–Xero, plataforma de contabilidade online que oferece relatórios detalhados e atualizações em tempo real.
–NetSuite, sistema de gestão empresarial que integra contabilidade, CRM e outros processos.
