Você sabe por qual motivo aparecem tantas notícias na mídia sobre algum tipo de fraude no mercado de formaturas?

Desvios de dinheiro por parte de algum membro mal-intencionado da comissão de formatura, o não cumprimento do contrato por parte dos fornecedores ou até falência da empresa que estava organizando a festa são alguns exemplos que podem acontecer durante a produção da festa de formatura

Mas nada disso precisaria acontecer. Há diversas formas que as comissões de formatura e os formandos possuem para garantir que o dinheiro da comemoração tão sonhada do diploma esteja seguro.

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Ou seja, os problemas ocorrem na verdade porque as medidas de proteção mais importantes não são tomadas em alguns casos. Então que medidas podem ser tomadas para garantir que o evento tão esperado ocorrerá sem estresse?

Existem três lados a se considerar quando se fala de segurança financeira dos formandos.

Primeiro, é necessário considerar as garantias que a comissão de formatura pode oferecer para que todo o dinheiro arrecadado tenha a destinação adequada.

Também, é importante ter certeza de que os fornecedores contratados têm capacidade de cumprir com as obrigações contratuais e, por fim, garantir que a agência de formatura não está utilizando o dinheiro da turma para alavancar as suas operações.

Garantias oferecidas pela Comissão de Formatura

O passo inicial é incluir no Estatuto da comissão de formatura cláusulas que definam quem são os responsáveis pela gestão financeira, que descrevam como devem ocorrer as decisões de contratação e pagamentos, que estabeleçam a obrigação de prestação de contas aos formandos e que formalizem a responsabilização judicial dos indivíduos em caso de não-cumprimento de alguma parte do contrato.

Além disso, é importante replicar algo muito comum em empresas e órgãos públicos: a aprovação compartilhada de pagamentos. Isso se deve não só porque evita fraudes, mas também por fazer com que as decisões sejam melhores pensadas e executadas. No caso das festas de formaturas não é diferente. É crucial que sempre ao menos duas pessoas aprovem todos os pagamentos que serão feitos pela comissão de formatura.

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Também, outro ponto importante que contribui para a segurança por meio da prestação de contas – o famoso termo accountability, em inglês – é a elaboração de relatórios financeiros detalhados com, no mínimo, a relação de todos pagamentos e recebimentos.

Ainda, é muito comum as comissões de formaturas guardarem o dinheiro arrecadado em uma conta corrente de um ou mais membros. Isso é muito arriscado! Quem faz isso está sujeito a cair na malha fina da Receita Federal, pois não tem renda suficiente para fazer uma poupança do montante arrecadado. Ou seja, o dinheiro de todos os formandos fica em risco. Nesse caso, o mais indicado é contratar uma empresa de arrecadação que vai garantir que todos os trâmites jurídicos estão sendo cumpridos.

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Fornecedores

Já o segundo ponto está relacionado aos fornecedores: é preciso garantir que os fornecedores contratados são confiáveis, oferecem garantias e proteção contratuais.

Toda empresa está sujeita a passar por dificuldades financeiras e operacionais, por isso a comissão deve buscar empresas sólidas. Se houver espaço para isso, inclusive, a comissão pode contratar um advogado para analisar a empresa e o contrato. A grande maioria das formaturas que não acontecem são resultado da contratação de uma empresa incompetente. Portanto, muito cuidado na contratação!

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Agências de formatura

Por último, é essencial garantir que o dinheiro separado para o evento não está sendo utilizado para alavancar as operações da agência de formatura contratada. Isso porque, especificamente nesse mercado, as empresas costumam utilizar o dinheiro dos formandos para financiar as suas operações.

Se por algum motivo existir um desequilíbrio nas movimentações financeiras, não haverá dinheiro para cumprir com as suas obrigações.

As consequências disso são tremendas: não é nada difícil achar na mídia notícias (como a que segue como um exemplo recente) sobre a falência de empresas que organizam eventos e, com isso, a interrupção do sonho da comemoração da formatura.

Nesse caso, a melhor solução também passa pela contratação de uma empresa especializada em arrecadação e cobrança. Assim, há a garantia de que o dinheiro arrecadado ficará em uma conta à disposição da própria turma.

Portanto, é perfeitamente possível evitar as fraudes que ocorrem com medidas simples, porém eficientes.

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Henrique Soares
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